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Datenraum

Der Datenraum wird im Rahmen einer Due Diligence vom zu verkaufenden Unternehmen angelegt. In ihm können alle wichtigen Dokumente zusammengetragen werden, die das zu verkaufende Unternehmen potentiellen Käufern zur Verfügung stellen will. In der Regel handelt es sich um Großprojekte, die einen Datenraum erforderlich machen.

Das jeweilige Unternehmen muss stets abwägen, ob eine Preisgabe sensibler Unterlagen in seinem Interesse ist bzw. ob im Gegenzug alle für einen Verkauf nötigen Unterlagen vorhanden sind. Zu den Inhalten des Datenraums zählen unter anderem Jahresabschlüsse, Mitarbeiterübersichten oder auch Gesellschaftsverträge. Hinterlegte Dokumente dürfen nicht mehr aus dem Datenraum entfernt werden. Auch Fotokopien oder – grafien sind nicht gestattet. Nutzer und Anwesende bzw. Zugriffe auf den Datenraum werden dokumentiert.

Ein Datenraum kann prinzipiell sowohl elektronisch als auch physisch angelegt werden. In letzterem Falle werden meist neutrale Orte gewählt, statt den Datenraum im Unternehmen selbst anzulegen. Als möglicher Einrichtungsort des Datenraums kommen beispielsweise die Räumlichkeiten der vertretenden Anwaltskanzlei infrage.

Digitale Datenräume hingegen haben den Vorteil, dass sie jederzeit und auch über die Landesgrenzen hinweg zugänglich sind. Gegen unbefugten Zugriff kann der digitale Datenraum durch Verschlüsselung und Einrichtung eines Passworts weitestgehend, jedoch nicht absolut sicher, geschützt werden. Offline wie auch Online muss unbedingt auf die Strukturierung der hinterlegten Dokumente geachtet werden. Nicht zuletzt, weil eine fehlende Übersicht keinen professionellen Eindruck bei Kaufinteressenten hinterlässt.

Sonderfälle sind der rote Datenraum und der grüne Datenraum. Der grüne Datenraum kann in der Regel von allen Interessenten und ihren Beratern eingesehen werden. Auf den roten Datenraum hingegen erhält nur ein enger Personenkreis überhaupt Zugriff. Vor allem Wirtschaftsprüfer, Anwälten und Steuerberatern wird der Zugang gewährt, da diese Personenkreise schon von Berufswegen her zur absoluten Verschwiegenheit verpflichtet sind.

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